Với một khoá học tiếng ngắn hạn ở nước ngoài, nên bắt đầu chuẩn bị từ khoảng 6 tháng trước ngày bay, chậm nhất là 4 tháng nếu nước đến cần visa. Thứ tự hợp lý: chọn khoá và giữ chỗ trước, rồi kiểm tra hộ chiếu, rồi mới làm visa và mua vé, sau đó lo sức khoẻ, bảo hiểm, tiền và hành lý. Đảo thứ tự, ví dụ mua vé trước khi có visa, là nguồn gốc của phần lớn tình huống mất tiền.
Lịch dưới đây chia theo mốc tháng, mỗi mốc một nhóm việc có điều kiện đầu vào rõ ràng: việc sau chỉ làm khi việc trước đã xong. Mốc thời gian là gợi ý; mùa hè là mùa cao điểm của cả trường lẫn trung tâm tiếp nhận visa và hãng bay, nên đi vào tháng 6 hoặc tháng 7 thì nên dịch cả lịch sớm hơn.
Sáu tháng trước: chọn khoá và kiểm tra hộ chiếu
Mốc đầu tiên là quyết định đi đâu, học gì, bao lâu. Đây cũng là lúc nên kiểm tra những thứ cần nhiều thời gian nhất, để không phát hiện vấn đề quá muộn.
- Chốt nước, thành phố, loại khoá (trại nội trú, homestay, khoá đi cùng gia đình) và số tuần. Lập bảng ngân sách sơ bộ theo năm nhóm chi.
- Kiểm tra hộ chiếu của con: còn hạn bao lâu tính đến ngày về. Nhiều nước yêu cầu hộ chiếu còn hạn một khoảng sau ngày rời nước đó; mốc cụ thể xem ở trang chính thức của nước đến.
- Theo Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019, hộ chiếu phổ thông cấp cho trẻ dưới 14 tuổi có thời hạn 5 năm và không được gia hạn. Nếu hộ chiếu của con làm từ khi còn nhỏ, rất có thể đã gần hết hạn.
- Nếu cần làm hộ chiếu mới, có thể nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công hoặc nộp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Nên làm ngay ở mốc này, vì visa không nộp được khi chưa có hộ chiếu.
- Hỏi trường danh sách giấy tờ nhập học và ngày đóng đăng ký cho các tuần định đi. Khoá hè ở trường nhận học sinh nhỏ thường kín chỗ sớm.
Nếu cha mẹ cũng đi cùng, kiểm tra luôn hộ chiếu của cha mẹ. Không ít chuyến bị lùi vì người lớn quên mình cũng cần visa.
Năm tháng trước: giữ chỗ và nhận thư xác nhận nhập học
Khi đã chọn được khoá, bước tiếp theo là đăng ký và đặt cọc để giữ chỗ. Trước khi đóng tiền, đọc kỹ điều khoản hoàn phí, đặc biệt mục visa bị từ chối, vì đến đây gia đình chưa biết chắc visa có được cấp hay không. Hỏi trường có hoàn cọc khi visa trượt không, cần nộp giấy gì để chứng minh, và hoàn trong bao lâu.
Sau khi đặt cọc, trường gửi thư xác nhận nhập học (thường gọi là letter of acceptance hoặc confirmation of enrolment). Đây là giấy tờ trung tâm của hồ sơ visa, nên cần kiểm tra từng chi tiết: họ tên đúng như hộ chiếu, ngày sinh, ngày bắt đầu và kết thúc khoá, số giờ học mỗi tuần, loại chỗ ở, tên người giám hộ hoặc trưởng đoàn nếu có. Sai một chữ trong tên là đủ để bị hỏi lại.
Cũng trong tháng này, nếu con đi dưới 18 tuổi, hỏi trường các mẫu giấy dành cho phụ huynh: giấy đồng ý tham gia, phiếu y tế, giấy cho phép hoạt động ngoài trường, thông tin liên hệ khẩn cấp. Có những mẫu cần chữ ký của cả cha và mẹ, có mẫu cần dịch hoặc xác nhận. Làm sớm để có thời gian sửa.
Bốn và ba tháng trước: visa, vé máy bay và bảo hiểm
Đây là giai đoạn dễ trễ nhất, vì phụ thuộc lịch hẹn của cơ quan khác. Bảng dưới gói các việc theo thứ tự và điều kiện phải có trước khi làm.
| Việc | Cần có trước | Ghi chú |
|---|---|---|
| Xác định loại visa hoặc miễn thị thực | Nước đến, số ngày ở, mục đích học khoá ngắn | Đọc trang chính phủ của nước đến, ghi lại ngày tra cứu |
| Đặt lịch hẹn nộp hồ sơ, lấy sinh trắc học nếu nước đến yêu cầu | Hộ chiếu còn hạn | Mùa hè lịch hẹn kín sớm, đặt ngay khi đủ giấy |
| Soạn hồ sơ visa | Thư nhập học, chứng minh tài chính, giấy tờ quan hệ cha mẹ – con | Dịch thuật và công chứng mất vài ngày |
| Mua bảo hiểm du lịch hoặc y tế | Ngày đi và về dự kiến | Một số loại visa yêu cầu nộp giấy bảo hiểm cùng hồ sơ |
| Giữ chỗ vé máy bay có thể huỷ hoặc đổi | Ngày khoá học | Chỉ xuất vé không hoàn khi đã có visa |
| Báo trường giờ đến để xếp đưa đón | Lịch bay dự kiến | Học sinh nhỏ thường bắt buộc dùng dịch vụ đón của trường |
Thời gian xét visa khác nhau theo nước và theo mùa; con số chính thức nằm trên trang của cơ quan cấp visa và có thể thay đổi. Nguyên tắc an toàn là nộp càng sớm càng tốt trong khung thời gian cho phép nộp trước.
Hai tháng trước: sức khoẻ, tiền và kỹ năng của con
Khi visa đã có hoặc đang chờ kết quả, phần việc chuyển sang chuẩn bị cho chính con. Đưa con đi khám tổng quát và nha khoa: chữa răng ở nước ngoài thường đắt và nhiều bảo hiểm du lịch không chi trả răng miệng thông thường. Nếu con đang dùng thuốc dài ngày, xin bác sĩ đơn thuốc và giấy tóm tắt tình trạng bằng tiếng Anh, và tính đủ lượng thuốc cho cả chuyến cộng thêm vài ngày.
Về tiền, quyết định con sẽ mang tiền dưới dạng nào: một ít tiền mặt ngoại tệ, thẻ ghi nợ hoặc thẻ phụ của cha mẹ, hay gửi trường giữ hộ. Mở thẻ và thử thanh toán trực tuyến trước, vì có thẻ cần vài ngày để kích hoạt chức năng dùng ở nước ngoài.
Hai tháng cũng là đủ để tập cho con vài kỹ năng còn thiếu: tự giặt đồ, tự sắp vali, tự nạp tiền điện thoại, đọc giờ bay, gọi món bằng tiếng Anh. Nếu con chưa từng ngủ xa nhà, vài đêm ở nhà ông bà hoặc một chuyến cắm trại ngắn giúp con và cả cha mẹ biết trước phản ứng của nhau khi xa nhau.
Với sinh viên hoặc người đi làm tự đi học, mốc hai tháng là lúc chốt lịch nghỉ với trường hoặc nơi làm việc bằng văn bản. Giấy xác nhận được nghỉ, giấy xác nhận đang làm việc và thu nhập thường cũng là một phần của hồ sơ visa, nên nếu đã xin từ mốc ba, bốn tháng thì giờ chỉ cần kiểm tra lại ngày tháng trên giấy có còn khớp với lịch bay hay không. Người lớn đi một mình cũng nên tự lập danh sách liên hệ khẩn cấp và gửi một bản cho người thân ở nhà.
Bốn tuần đến một tuần trước: chốt giấy tờ và hành lý
Những tuần cuối không nên còn việc lớn. Nếu đến đây vẫn chưa có visa, cần trao đổi với trường về phương án lùi ngày hoặc hoãn khoá, thay vì chờ đến sát ngày.
- Nhận hộ chiếu có visa, kiểm tra họ tên, số hộ chiếu, ngày hiệu lực và số lần nhập cảnh trên visa.
- Xuất vé máy bay nếu trước đó mới giữ chỗ; kiểm tra tên trên vé trùng khớp hộ chiếu.
- In và sắp một tập giấy tờ xách tay: bản sao hộ chiếu và visa, thư nhập học, địa chỉ nơi ở, giấy bảo hiểm, giấy đồng ý của phụ huynh, số liên lạc khẩn cấp của trường. Lưu thêm bản chụp trên điện thoại của con và của cha mẹ.
- Gửi trường chi tiết chuyến bay chính thức và xác nhận lại người đón.
- Sắp hành lý theo danh sách, cân thử vali, để thuốc và giấy tờ quan trọng trong hành lý xách tay.
- Đổi một ít tiền mặt ngoại tệ cho những ngày đầu, phần còn lại để trong thẻ.
- Cài sẵn ứng dụng liên lạc, bản đồ ngoại tuyến, ứng dụng của hãng bay; thoả thuận với con giờ gọi về nhà trong tuần đầu.
Đêm trước khi bay, nên kiểm lại lần cuối bằng cách để con tự đọc to danh sách và tự chỉ ra từng thứ nằm ở đâu. Con biết đồ của mình ở đâu thì ở sân bay sẽ bớt hoảng.
Những việc hay bị trễ và cách tránh
Hộ chiếu hết hạn hoặc sắp hết hạn. Thường phát hiện khi đã chọn xong khoá và đang soạn hồ sơ visa. Cách tránh là kiểm tra hộ chiếu ngay ở tuần đầu tiên của kế hoạch, trước khi đặt cọc bất cứ thứ gì.
Lịch hẹn nộp visa kín. Mùa hè trung tâm tiếp nhận ở các thành phố lớn có thể kín lịch nhiều tuần. Đặt lịch ngay khi đủ giấy, đừng đợi "hoàn thiện cho đẹp".
Giấy tờ cần chữ ký cả cha lẫn mẹ. Nếu một trong hai người đang công tác xa hoặc ở nước ngoài, việc lấy chữ ký và xác nhận mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Xác định từ sớm giấy nào cần chữ ký ai.
Mua vé không hoàn trước khi có visa. Giá vé rẻ hơn khi mua sớm là có thật, nhưng một lần visa trượt có thể làm mất trọn tiền vé. Vé có thể đổi hoặc giữ chỗ có thời hạn là lựa chọn an toàn hơn trong giai đoạn chờ.
Thuốc dài ngày và giấy của bác sĩ. Đặt lịch khám muộn thì không kịp lấy đơn bằng tiếng Anh. Nên khám ở mốc hai tháng.
Thông tin chuyến bay chưa gửi trường. Học sinh nhỏ đến nơi mà không có người đón là tình huống khó cho cả hai bên. Gửi chi tiết chuyến bay ngay khi xuất vé và xin trường xác nhận lại bằng thư.
Lịch rút gọn khi chỉ còn ba tháng
Không phải gia đình nào cũng quyết định sớm. Nếu chỉ còn khoảng ba tháng trước ngày định bay, vẫn có thể làm được, nhưng cần ưu tiên khác đi. Việc đầu tiên trong tuần đầu là kiểm tra hộ chiếu và tra xem nước đến có yêu cầu visa hay không, thời gian xét thông thường là bao lâu. Nếu thời gian xét visa cộng thời gian làm hộ chiếu vượt quá quỹ thời gian còn lại, nên chọn nước khác hoặc lùi sang kỳ nghỉ sau, thay vì đánh cược.
Khi đã chắc phần giấy tờ khả thi, đăng ký khoá và xin thư nhập học càng nhanh càng tốt, nói rõ với trường là cần thư gấp để nộp visa. Song song, dịch thuật giấy tờ và chuẩn bị chứng minh tài chính trong cùng tuần. Giữ chỗ vé có thể đổi, chưa xuất vé.
Các việc sức khoẻ, tiền, hành lý dồn vào ba, bốn tuần cuối. Lịch rút gọn không còn chỗ cho sai sót, nên mỗi giấy tờ nên được hai người trong nhà kiểm tra độc lập. Và nên chấp nhận rằng có những khoá hè phổ biến đã kín chỗ; khoá còn chỗ chưa chắc là khoá kém, nhưng cần đọc kỹ như mọi khoá khác.
Câu hỏi thường gặp
Nếu nước đến miễn visa cho công dân Việt Nam thì có cần chuẩn bị sớm như vậy không?
Phần visa nhẹ đi, nhưng hộ chiếu, chỗ khoá học, vé máy bay mùa cao điểm và giấy tờ của trẻ vị thành niên vẫn cần thời gian. Bốn tháng vẫn là mốc dễ chịu. Kiểm tra lại quy định miễn visa ở trang chính thức trước khi đi vì quy định có thể thay đổi.
Có nên đặt khoá học trước khi biết visa có được cấp không?
Thường phải đặt trước vì hồ sơ visa cần thư nhập học. Điều quan trọng là đọc kỹ điều khoản hoàn cọc khi visa bị từ chối trước khi đóng tiền, và giữ bản thư từ chối nếu xảy ra để làm căn cứ xin hoàn.
Làm hộ chiếu cho con mất bao lâu?
Thời gian trả kết quả theo quy định hiện hành của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và có thể khác giữa nộp trực tuyến và nộp trực tiếp. Gia đình nên tra trên cổng dịch vụ công khi nộp và để dư vài tuần cho việc bổ sung hồ sơ hoặc chờ lịch nộp visa.
Con đi theo đoàn thì phụ huynh còn phải tự làm những việc nào trong lịch này?
Đơn vị tổ chức đoàn thường lo phần đặt khoá, vé và hướng dẫn visa. Phụ huynh vẫn cần lo hộ chiếu, giấy tờ cá nhân và tài chính, chữ ký trên giấy đồng ý, khám sức khoẻ, thuốc, tiền tiêu vặt và hành lý. Hỏi đơn vị một bảng phân công rõ ràng.
Khi nào nên báo trường đang học ở Việt Nam về việc con đi?
Nếu khoá học trùng ngày học hoặc ngày thi ở trường trong nước, báo ngay khi chọn ngày. Một số hồ sơ visa cũng cần giấy xác nhận học sinh đang theo học, nên xin giấy này ở mốc ba, bốn tháng trước khi bay.
Nên giữ lịch chuẩn bị ở đâu để cả nhà cùng theo dõi?
Một bảng tính hoặc ghi chú dùng chung trên điện thoại là đủ, mỗi việc có cột người phụ trách, hạn và trạng thái. Điều quan trọng là có một người chịu trách nhiệm cuối cùng kiểm tra toàn bộ trước mỗi mốc.