Hồ sơ nhập học một khoá tiếng ngắn hạn ở nước ngoài thường gồm sáu phần: mẫu đăng ký, bài kiểm tra trình độ trực tuyến, phiếu thông tin chỗ ở, phiếu y tế, giấy đồng ý của phụ huynh và bản nội quy cần ký xác nhận. Hồ sơ này nhẹ hơn hồ sơ du học chính quy vì không xét học bạ hay chứng chỉ, nhưng với học sinh dưới 18 tuổi, phần thông tin về sức khoẻ, giám hộ và sự cho phép của cha mẹ lại chi tiết hơn nhiều.
Lý do là trường chịu trách nhiệm chăm sóc một đứa trẻ suốt cả tuần, cả ngày lẫn đêm. Những gì gia đình khai vào hồ sơ là thứ duy nhất giáo viên, nhân viên ký túc xá và chủ nhà homestay biết về con khi con đến. Khai qua loa thì khi có chuyện, người chăm sóc con không có thông tin để xử lý đúng.
Mẫu đăng ký: điền một lần, dùng cho cả chuyến
Mẫu đăng ký hỏi các thông tin cơ bản: họ tên theo hộ chiếu, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, địa chỉ, khoá học và các tuần đăng ký, loại chỗ ở, nhu cầu đưa đón. Có mẫu điền trực tuyến, có mẫu là tệp để in, ký rồi gửi lại. Điều quan trọng nhất là họ tên viết đúng thứ tự và đúng chính tả như trên hộ chiếu, không dấu, vì từ mẫu này trường sẽ in thư nhập học, giấy bảo hiểm của trường nếu có, và danh sách đón sân bay.
Mẫu đăng ký thường có phần người liên hệ khẩn cấp. Nên ghi ít nhất hai người, tốt nhất có một người nói được tiếng Anh, kèm múi giờ hoặc ghi chú giờ có thể liên lạc. Nếu cha mẹ hay đi công tác hoặc khó nghe máy giờ làm việc, ghi rõ điều đó để trường biết gọi ai trước.
Một số mẫu có câu hỏi về mục tiêu học, sở thích, kinh nghiệm xa nhà. Đây không phải câu hỏi xã giao: trường dùng để xếp bạn cùng phòng, chọn nhà homestay hoặc gợi ý hoạt động. Nên để con tự trả lời phần này, cha mẹ chỉ kiểm tra lại, vì câu trả lời của chính con thường đúng với con hơn.
Phần đưa đón trên mẫu đăng ký cũng cần chú ý. Với học sinh dưới 18 tuổi, nhiều trường bắt buộc dùng dịch vụ đón của trường và chỉ đón trong một khung giờ hoặc ở một số sân bay nhất định. Nếu chuyến bay dự kiến đến ngoài khung đó, hỏi ngay từ lúc đăng ký xem có phụ phí hay phải đổi chuyến, thay vì đợi đến khi đã xuất vé. Ghi cả việc con có mang thêm hành lý cồng kềnh như nhạc cụ hay dụng cụ thể thao, để trường bố trí xe phù hợp.
Bài kiểm tra trình độ trực tuyến: để con tự làm
Mục đích là xếp lớp, không phải xét tuyển. Khoá tiếng ngắn hạn hầu như nhận mọi trình độ. Bài kiểm tra trước khi đến chỉ giúp trường dự kiến lớp, và thường được kiểm tra lại vào ngày học đầu tiên bằng phần nói.
Làm hộ là tự hại. Nếu cha mẹ hoặc anh chị làm hộ để con được xếp lớp cao, con sẽ ngồi trong lớp nghe không hiểu, ngại nói, và mất cả tuần đầu mới được chuyển xuống. Với khoá chỉ vài tuần, một tuần là một phần lớn của chuyến đi.
Làm trong điều kiện bình thường. Một chỗ yên tĩnh, không từ điển, không tra mạng, trong thời gian quy định. Kết quả thật giúp trường xếp đúng nhóm, và cũng là mốc để gia đình so sánh khi con về.
Lưu lại kết quả. Chụp hoặc lưu kết quả mà trường gửi, kèm ngày làm. Đây là dữ liệu đầu vào quý nếu sau này muốn đánh giá con tiến bộ thế nào.
Hỏi trường cách xếp lớp theo tuổi. Khoá cho thiếu niên thường xếp theo cả trình độ và độ tuổi. Nếu con lớn tuổi hơn phần đông các bạn cùng trình độ, hỏi trường cách họ xử lý để con không bị lạc nhóm.
Phiếu thông tin chỗ ở: khai thật để được xếp đúng
Nếu ở homestay hoặc ký túc xá, trường sẽ gửi một phiếu riêng để xếp chỗ. Phiếu càng đúng, khả năng con được ở chỗ hợp càng cao. Những mục thường gặp:
- Dị ứng với vật nuôi, phấn hoa, thực phẩm: nhiều gia đình homestay có chó mèo, điều này phải biết trước.
- Chế độ ăn: ăn chay, kiêng một số thực phẩm, không ăn được đồ cay hay sữa. Ghi cụ thể, không chỉ "kén ăn".
- Thói quen ngủ: ngủ sớm hay muộn, có ngáy, có cần đèn ngủ, có quen ngủ chung phòng không.
- Có hút thuốc trong nhà được không, có ngại trẻ nhỏ trong nhà không, với học sinh lớn tuổi.
- Mong muốn ở cùng bạn đồng hương hay không: một số trường cố tình không xếp hai học sinh cùng tiếng mẹ đẻ chung phòng để ép dùng tiếng Anh.
- Sở thích và tính cách: giúp trường chọn nhà có nếp sinh hoạt gần với con.
Nếu có điều quan trọng mà phiếu không hỏi, chẳng hạn con sợ bóng tối, đang trong giai đoạn khó khăn tâm lý hay mới trải qua mất mát trong gia đình, nên viết thêm vào mục ghi chú hoặc gửi thư riêng cho người phụ trách phúc lợi học sinh.
Phiếu y tế: phần không được khai qua loa
Phiếu y tế của trại hè hoặc trường tiếng thường hỏi về bệnh mạn tính như hen suyễn, tiểu đường, động kinh; dị ứng thuốc và thực phẩm, kèm mức độ phản ứng; thuốc đang dùng, liều và giờ dùng; tiền sử phẫu thuật, chấn thương gần đây; tình trạng tiêm chủng; các hạn chế khi vận động; và đôi khi cả tình trạng sức khoẻ tâm thần. Nhiều phụ huynh ngại khai những chuyện như con có lo âu hoặc đang được tư vấn tâm lý, sợ bị từ chối nhận.
Cần hiểu rằng phiếu y tế không nhằm loại học sinh, mà để chuẩn bị. Một học sinh hen suyễn mà người phụ trách biết trước sẽ được nhắc mang ống xịt khi đi bộ đường dài; một học sinh dị ứng đậu phộng mà nhà bếp biết trước sẽ có bữa riêng. Thông tin bị giấu chỉ lộ ra vào lúc tệ nhất, khi con đang có phản ứng và người bên cạnh không biết con bị gì.
Khi điền, dùng tên hoạt chất của thuốc bên cạnh tên thương mại, vì tên thương mại ở Việt Nam có thể không có ở nước đến. Nếu có giấy của bác sĩ bằng tiếng Anh, đính kèm. Phiếu y tế không thay cho bảo hiểm: hai việc khác nhau và đều cần.
Giấy đồng ý của phụ huynh: các mục thường có
Giấy đồng ý, đôi khi gọi là parental consent form, là nơi cha mẹ quyết định con được làm gì và không được làm gì khi ở xa. Mỗi trường có mẫu riêng, nhưng thường có các mục dưới đây.
| Mục | Ý nghĩa thực tế | Nên cân nhắc |
|---|---|---|
| Điều trị y tế khẩn cấp | Cho phép nhân viên đưa con đi cấp cứu, đồng ý điều trị khi không liên lạc được cha mẹ | Gần như luôn nên đồng ý; hỏi trường quy trình báo cha mẹ |
| Ra ngoài không có người lớn đi kèm | Học sinh lớn được đi trong khu vực, giờ giới hạn, theo nhóm | Tuỳ tuổi, độ chín chắn và quy định của trường |
| Bơi và hoạt động dưới nước | Tham gia hoạt động ở bể bơi, biển, hồ | Ghi rõ trình độ bơi thật của con |
| Hoạt động thể thao, mạo hiểm | Leo núi, chèo thuyền, đạp xe | Hỏi ai giám sát, có chứng chỉ gì |
| Chụp ảnh, quay phim | Trường dùng hình ảnh học sinh cho mục đích truyền thông | Có quyền không đồng ý, con vẫn được tham gia |
| Sử dụng điện thoại | Giờ được dùng, nơi cất ban đêm | Hỏi rõ để thống nhất với giờ gọi về nhà |
| Đi lại bằng phương tiện công cộng | Con được tự đi xe buýt, tàu đến trường | Tuỳ khoảng cách, độ tuổi, kinh nghiệm |
Đọc từng mục với con, giải thích vì sao cha mẹ chọn như vậy. Con hiểu lý do thì dễ tuân theo hơn là chỉ biết "bố mẹ không cho".
Nội quy và điều khoản: đọc phần hậu quả
Hồ sơ nhập học luôn kèm nội quy của trường, ký túc xá hoặc homestay, và điều khoản chung của khoá học. Phụ huynh thường ký nhanh phần này. Nên đọc chậm lại ở ba chỗ. Chỗ thứ nhất là giờ giới nghiêm, quy định ra vào, chính sách về rượu bia, thuốc lá, và việc vào phòng khác giới; với học sinh tuổi teen, đây là chỗ hay có vi phạm nhất.
Chỗ thứ hai là hậu quả của vi phạm nghiêm trọng. Nhiều trường ghi rõ: học sinh vi phạm nặng có thể bị cho về nước sớm, chi phí vé đổi và người đi kèm do gia đình chịu, và không hoàn học phí. Cha mẹ nên đọc phần này cùng con, không phải để doạ, mà để con hiểu quy định ở nước ngoài có thể khác ở nhà, và hậu quả là có thật.
Chỗ thứ ba là cách trường liên lạc với gia đình khi có chuyện: ai gọi, gọi trong bao lâu sau sự việc, bằng kênh nào. Nếu điều khoản không nói rõ, hỏi lại bằng thư. Ký xong, lưu một bản nội quy để con mang theo, vì khi có tranh cãi nhỏ ở nơi ở, có văn bản trong tay giúp con tự tin nói chuyện với người phụ trách.
Trình tự nộp và lưu hồ sơ
Hồ sơ nhập học đi trước hồ sơ visa, vì thư nhập học sinh ra từ đây. Thứ tự gợi ý:
- Nhận danh sách mẫu từ trường, hỏi hạn nộp từng mẫu: có mẫu cần nộp ngay khi đăng ký, có mẫu nộp trước ngày đến vài tuần.
- Điền mẫu đăng ký và để con làm bài kiểm tra trình độ.
- Đặt cọc theo hướng dẫn, nhận thư xác nhận nhập học; kiểm tra từng chi tiết trên thư.
- Điền phiếu chỗ ở, phiếu y tế, giấy đồng ý; ký đủ chữ ký cần thiết.
- Gửi chi tiết chuyến bay khi đã xuất vé.
- Lưu tất cả vào một thư mục giấy và một thư mục trên điện thoại, đặt tên rõ ràng theo thứ tự.
- Một tuần trước khi bay, gửi thư xin trường xác nhận đã nhận đủ hồ sơ và người đón đã có chi tiết chuyến bay.
Nếu thông tin thay đổi sau khi đã nộp, chẳng hạn con mới bị chẩn đoán dị ứng hoặc đổi thuốc, báo ngay cho trường bằng thư và xin xác nhận đã cập nhật. Đừng nghĩ rằng nói với trưởng đoàn hay nhân viên tư vấn ở Việt Nam là đủ: thông tin phải đến được người trực tiếp chăm sóc con ở nơi học.
Câu hỏi thường gặp
Con trên 18 tuổi có cần giấy đồng ý của phụ huynh không?
Thường không, vì người học đã là người trưởng thành. Tuy vậy, người học vẫn nên điền đầy đủ phiếu y tế và người liên hệ khẩn cấp. Một số khoá dành cho tuổi 16 đến 18 có quy định riêng, đọc kỹ điều khoản của khoá.
Khai con có vấn đề tâm lý thì có bị từ chối không?
Trường có thể hỏi thêm để đánh giá họ có hỗ trợ được không. Điều đó tốt hơn để con đến nơi không ai biết cần hỗ trợ gì. Nếu băn khoăn, hỏi trước người phụ trách phúc lợi học sinh về khả năng hỗ trợ của trường.
Có nên viết thư giới thiệu riêng về con cho chủ nhà homestay không?
Nên, nếu trường cho phép gửi. Một thư ngắn về sở thích, nếp ăn uống, điều con lo lắng giúp chủ nhà chuẩn bị. Viết bằng tiếng Anh đơn giản, để con cùng viết hoặc tự viết nếu con đủ khả năng.
Thư nhập học có sai tên thì làm sao?
Báo ngay cho trường bằng thư, yêu cầu cấp lại thư đúng. Không nộp thư sai tên vào hồ sơ visa và không tự sửa. Tên phải khớp tuyệt đối với hộ chiếu ở mọi giấy tờ.
Hồ sơ nhập học có cần dịch sang tiếng Anh không?
Các mẫu của trường đã bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của nước đến, chỉ cần điền bằng ngôn ngữ đó. Giấy tờ đính kèm như giấy của bác sĩ hoặc học bạ, nếu trường yêu cầu, thì cần bản dịch.
Nếu đi theo đoàn thì ai điền hồ sơ nhập học?
Đơn vị tổ chức thường thu thông tin và điền mẫu đăng ký, nhưng phiếu y tế, giấy đồng ý và phần thông tin cá nhân vẫn do gia đình cung cấp và ký. Xin đơn vị một bản sao những gì đã gửi trường để kiểm tra lại.