Khi con chưa đủ 18 tuổi đi học tiếng ở nước ngoài mà không có bố mẹ đi cùng, gia đình thường cần một văn bản do cha mẹ ký, có chứng thực, nói rõ cha mẹ đồng ý cho con đi, đi với ai, đi đâu, trong thời gian nào, và giao cho người đi kèm quyền chăm sóc con trong chuyến đi. Với trẻ chưa đủ 14 tuổi, yêu cầu chặt hơn: Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019 đặt điều kiện người chưa đủ 14 tuổi phải có người đại diện hợp pháp đi cùng khi xuất cảnh.
Văn bản này phải qua ba cửa, mỗi cửa có yêu cầu riêng: cửa xuất cảnh ở Việt Nam, quầy làm thủ tục của hãng bay, và cửa nhập cảnh ở nước đến. Cách hiểu và giấy tờ được chấp nhận có thể thay đổi theo thời điểm, nên trước khi làm, gia đình nên hỏi lại Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an) hoặc phòng quản lý xuất nhập cảnh công an cấp tỉnh, hãng bay và cơ quan lãnh sự của nước đến. Bài này giúp biết phải hỏi những gì.
Luật Việt Nam nói gì về trẻ em xuất cảnh
Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam số 49/2019/QH14 có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2020. Điều kiện xuất cảnh chung cho mọi công dân gồm: giấy tờ xuất nhập cảnh còn nguyên vẹn và còn hạn (hộ chiếu phải còn hạn từ đủ sáu tháng trở lên), có thị thực hoặc giấy tờ chứng minh nước đến cho nhập cảnh trừ trường hợp được miễn thị thực, và không thuộc diện bị cấm, tạm hoãn xuất cảnh.
Ngoài các điều kiện chung đó, luật đặt thêm yêu cầu cho một số nhóm, trong đó có người chưa đủ 14 tuổi: phải có người đại diện hợp pháp đi cùng. Trên thực tế, cha mẹ là người đại diện theo pháp luật của con; khi cha mẹ không đi, câu hỏi đặt ra là người đi cùng, như trưởng đoàn hay họ hàng, có được coi là người đại diện hợp pháp nhờ văn bản uỷ quyền hay không. Nhiều đơn vị tổ chức đoàn làm theo hướng cha mẹ lập văn bản uỷ quyền có chứng thực cho người đi kèm, nhưng phụ huynh nên hỏi cơ quan quản lý xuất nhập cảnh về cách áp dụng hiện hành trước khi đặt vé.
Với con từ đủ 14 tuổi đến dưới 18 tuổi, luật không đặt yêu cầu người đi cùng như trên. Điều đó không có nghĩa con không cần giấy gì: hãng bay và nước đến vẫn có thể yêu cầu văn bản đồng ý của cha mẹ, như các phần dưới đây trình bày.
Một chi tiết hay bị quên: hộ chiếu cấp cho trẻ chưa đủ 14 tuổi có thời hạn 5 năm và không được gia hạn. Nếu hộ chiếu của con làm từ khi còn nhỏ, hãy kiểm tra ngày hết hạn ngay, vì quy tắc còn hạn sáu tháng có thể khiến một hộ chiếu tưởng còn dùng được thành không đủ điều kiện.
Ba cửa văn bản phải đi qua
Mỗi cửa kiểm tra một chuyện khác nhau, nên một văn bản viết tốt phải trả lời được câu hỏi của cả ba:
| Cửa | Ai kiểm tra | Họ quan tâm điều gì | Nên hỏi ai trước |
|---|---|---|---|
| Xuất cảnh ở Việt Nam | Công an cửa khẩu sân bay | Trẻ chưa đủ 14 tuổi có người đại diện hợp pháp đi cùng không; giấy tờ còn hạn | Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc phòng xuất nhập cảnh công an tỉnh |
| Quầy làm thủ tục | Nhân viên hãng bay | Trẻ đi một mình hay có người lớn kèm; có đăng ký dịch vụ trẻ đi một mình nếu bắt buộc; giấy tờ đủ để nước đến cho nhập cảnh | Phòng vé hoặc tổng đài của chính hãng bay |
| Nhập cảnh nước đến | Cơ quan biên phòng, di trú nước đến | Cha mẹ có biết và đồng ý không; ai chăm sóc trẻ ở nước đó; trẻ có quay về đúng hạn không | Đại sứ quán hoặc trang chính phủ của nước đến |
Hãng bay thường kiểm khắt khe vì nếu khách bị nước đến từ chối nhập cảnh, hãng phải chở về và có thể bị phạt. Vì vậy quầy làm thủ tục ở Việt Nam đôi khi là nơi hỏi giấy tờ của nước đến kỹ nhất.
Nội dung một văn bản đồng ý và uỷ quyền đủ dùng
Không có một mẫu duy nhất được mọi nơi chấp nhận. Tuy vậy, một văn bản đủ thông tin thường có các phần sau:
- Thông tin cha mẹ: họ tên, ngày sinh, số giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ, số liên lạc. Nếu cha mẹ ly hôn hoặc một người đã mất, ghi rõ và kèm giấy tờ chứng minh người ký có quyền.
- Thông tin của con: họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn.
- Thông tin người đi kèm hoặc người nhận chăm sóc: họ tên, số hộ chiếu, vai trò (trưởng đoàn, người phụ trách của trường, họ hàng), cách liên lạc.
- Hành trình: nước đến, thành phố, tên trường hoặc chương trình, địa chỉ nơi ở, ngày đi, ngày về, số hiệu chuyến bay nếu đã có.
- Phạm vi uỷ quyền: chăm sóc, đưa đón, làm thủ tục tại sân bay, và đặc biệt là quyền đồng ý cho điều trị y tế khẩn cấp khi không kịp liên lạc với cha mẹ.
- Chữ ký của cả cha và mẹ khi cả hai còn quyền nuôi con, kèm chứng thực chữ ký.
Văn bản dùng ở nước ngoài nên có bản tiếng Anh hoặc kèm bản dịch tiếng Anh. Có nơi chỉ cần bản dịch có chữ ký người dịch được chứng thực, có nơi yêu cầu thêm hợp pháp hoá lãnh sự; điều này hỏi cơ quan lãnh sự của nước đến.
Các bước làm giấy, theo thứ tự nên làm
Thứ tự dưới đây giúp tránh làm đi làm lại khi một chi tiết thay đổi:
- Chốt hành trình và người đi kèm trước. Văn bản ghi tên người đi kèm và ngày đi về; đổi người hoặc đổi ngày sau khi chứng thực là phải làm lại.
- Hỏi ba nơi về yêu cầu giấy tờ: cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, hãng bay, cơ quan lãnh sự nước đến. Ghi lại tên người trả lời và ngày hỏi.
- Soạn văn bản song ngữ Việt và Anh, hoặc soạn bản tiếng Việt rồi dịch. Nhiều trường và đơn vị tổ chức đoàn có sẵn mẫu, nên xin mẫu của họ để đối chiếu.
- Chứng thực chữ ký tại Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Cả cha và mẹ nên có mặt khi ký; nếu một người ở xa, hỏi trước cách ký và chứng thực từ nơi người đó đang ở.
- Làm bản dịch có chứng thực và hợp pháp hoá nếu được yêu cầu. Việc này mất thêm thời gian, nên đưa vào lịch sớm.
- Chuẩn bị bộ giấy đi kèm: bản sao giấy khai sinh của con (chứng minh quan hệ cha mẹ và con), bản sao giấy tờ tuỳ thân của cha mẹ, và bản sao văn bản đồng ý.
- Chia bộ giấy làm ba: một bản gốc cho người đi kèm hoặc con mang, một bản sao trong hành lý ký gửi, một bản chụp lưu trên điện thoại của gia đình.
Nên làm xong ít nhất vài tuần trước ngày bay. Nếu nước đến cần thị thực, văn bản đồng ý thường phải có sẵn khi nộp hồ sơ thị thực, nên mốc thực tế còn sớm hơn.
Một số nước đến nói gì về thư đồng ý của cha mẹ
Philippines. Có thủ tục riêng tên là Waiver of Exclusion Ground cho người nước ngoài dưới 15 tuổi nhập cảnh mà không đi cùng cha hoặc mẹ. Đây là giấy của nước đến, khác với văn bản uỷ quyền phía Việt Nam; hai thứ không thay thế nhau. Chi tiết thủ tục nên hỏi Đại sứ quán Philippines ở thời điểm làm.
Vương quốc Anh. Hướng dẫn thị thực khách thăm của chính phủ Anh yêu cầu hồ sơ của người dưới 18 tuổi cho thấy có sắp xếp chăm sóc phù hợp trong thời gian ở Anh, cùng sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ. Nếu con đi cùng một người lớn không phải cha mẹ, hồ sơ thường phải có thông tin của người đó.
Canada. Chính phủ Canada khuyến nghị trẻ em đi một mình hoặc không đi cùng cả cha lẫn mẹ mang theo thư đồng ý của cha mẹ, và có đăng mẫu thư tham khảo trên trang du lịch chính thức. Thư này không phải luật bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng nhân viên biên phòng có quyền hỏi.
Hoa Kỳ. Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới khuyến nghị mạnh việc mang thư đồng ý khi trẻ đi mà không có đủ cả cha và mẹ, nhằm phòng ngừa bắt cóc trẻ em qua biên giới.
Chuẩn bị cho con trả lời ở quầy nhập cảnh
Giấy tờ đầy đủ chưa phải là hết. Ở nhiều nước, nhân viên biên phòng hỏi thẳng đứa trẻ chứ không chỉ hỏi người đi kèm, nhất là khi trẻ đi lẻ hoặc người đi kèm không phải cha mẹ. Họ muốn nghe chính trẻ nói ra mục đích chuyến đi và người chăm sóc mình, vì đây là một cách sàng lọc buôn bán trẻ em và trẻ bị đưa đi trái ý cha mẹ.
Trước ngày bay, nên tập với con vài câu hỏi đơn giản bằng tiếng Anh: con đến đây làm gì, học ở trường nào, ở bao lâu, ở đâu, ai đón con, bố mẹ con có biết con đi không, khi nào con về. Con không cần trả lời trôi chảy; điều cần là trả lời thật, khớp với giấy tờ, và biết đưa ra thư đồng ý cùng thư xác nhận nhập học khi được hỏi.
Để vào túi xách tay của con một bìa nhựa gồm: thư xác nhận nhập học của trường, địa chỉ nơi ở, tên và cách liên lạc của người đón, bản sao văn bản đồng ý của cha mẹ, vé khứ hồi. Dặn con không cất bìa này vào hành lý ký gửi. Nếu con đi theo đoàn, trưởng đoàn thường giữ bộ gốc, nhưng mỗi em vẫn nên có bản sao riêng phòng khi bị tách khỏi đoàn ở hàng chờ.
Những tình huống gia đình hay vướng
Cha mẹ ly hôn. Người không trực tiếp nuôi con vẫn có thể còn quyền và nghĩa vụ đối với con theo bản án hoặc quyết định của toà. Một số nơi kiểm tra yêu cầu sự đồng ý của cả hai cha mẹ; nếu chỉ một người ký, nên mang theo giấy tờ chứng minh người đó có quyền quyết định một mình, hoặc xin chữ ký của cả hai để tránh rắc rối.
Con đi cùng ông bà, cô dì chú bác. Quan hệ họ hàng không tự động là quyền đại diện. Văn bản uỷ quyền của cha mẹ vẫn cần, kèm giấy tờ cho thấy quan hệ nếu được hỏi.
Đổi trưởng đoàn sát ngày đi. Đơn vị tổ chức đôi khi thay người vì lý do sức khoẻ. Văn bản đã ghi tên người cũ thì phải làm lại cho người mới; hỏi đơn vị từ đầu xem họ có quy trình dự phòng không.
Con tròn 14 tuổi giữa chuyến. Điều kiện xuất cảnh xét tại thời điểm xuất cảnh, nên lúc đi con chưa đủ 14 tuổi thì vẫn áp yêu cầu người đi cùng. Lượt về là nhập cảnh Việt Nam, khác với lượt đi, nhưng hãng bay và nước sở tại vẫn có thể hỏi giấy tờ khi con rời nước đó.
Những tình huống này không có đáp án chung, và đây chính là lý do nên hỏi trực tiếp cơ quan có thẩm quyền thay vì dựa vào kinh nghiệm của gia đình khác đi năm trước.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản đồng ý của cha mẹ có cần công chứng hay chỉ cần chứng thực chữ ký?
Với văn bản do cha mẹ tự lập, chứng thực chữ ký tại Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc ký trước công chứng viên đều là cách phổ biến. Nơi tiếp nhận ở nước ngoài có thể yêu cầu thêm bản dịch có chứng thực hoặc hợp pháp hoá lãnh sự. Hỏi cơ quan lãnh sự của nước đến để biết họ chấp nhận dạng nào.
Con mười lăm tuổi bay một mình có cần giấy của cha mẹ không?
Luật Việt Nam không đặt yêu cầu người đi cùng với người từ đủ 14 tuổi. Tuy vậy hãng bay có thể có quy định riêng cho hành khách chưa thành niên đi một mình, và nước đến có thể hỏi thư đồng ý của cha mẹ. Mang theo một văn bản đồng ý có chứng thực, kèm bản tiếng Anh, giúp tránh bị giữ lại hỏi lâu.
Trưởng đoàn giữ hộ chiếu của con suốt chuyến có hợp lý không?
Nhiều đoàn giữ hộ chiếu tập trung để tránh mất, và đây là cách làm phổ biến. Điều nên có là con biết hộ chiếu đang ở đâu, có bản chụp trên điện thoại hoặc bản sao giấy, và văn bản uỷ quyền ghi rõ người đi kèm được giữ giấy tờ cho con. Khi về nước, hộ chiếu phải trả lại cho gia đình.
Có thể dùng một văn bản cho nhiều chuyến đi không?
Không nên. Văn bản tốt ghi rõ hành trình, ngày đi về và người đi kèm cụ thể; một văn bản chung chung cho mọi chuyến dễ bị nghi ngờ và có thể không được chấp nhận. Mỗi chuyến nên làm một văn bản riêng, dù phần lớn nội dung giống nhau.
Nếu cha hoặc mẹ đang ở nước ngoài thì ký thế nào?
Người đang ở nước ngoài có thể ký văn bản tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó hoặc tại nơi có thẩm quyền chứng nhận chữ ký ở nước sở tại, tuỳ yêu cầu của nơi tiếp nhận. Nên hỏi trước cả cơ quan quản lý xuất nhập cảnh ở Việt Nam và hãng bay xem họ chấp nhận cách chứng thực nào.
Văn bản uỷ quyền có cho người đi kèm quyền ký đồng ý phẫu thuật cho con không?
Văn bản có thể ghi quyền đồng ý cho điều trị y tế khẩn cấp khi không liên lạc được cha mẹ, và trường thường cũng yêu cầu một mẫu đồng ý y tế riêng. Với các quyết định lớn không khẩn cấp, bệnh viện ở nhiều nước vẫn cố liên lạc cha mẹ trước. Ghi rõ trong văn bản rằng mọi trường hợp đều phải báo cha mẹ sớm nhất có thể.