Khi con gặp sự cố trong khoá học tiếng ở nước ngoài, người xử lý đầu tiên là người lớn tại chỗ: người phụ trách của trường, trưởng đoàn nếu có, chủ nhà homestay. Việc của gia đình ở Việt Nam là nắm thông tin chính xác, cung cấp giấy tờ và quyết định những chuyện chỉ cha mẹ quyết được, chứ không phải điều hành từ xa. Một kế hoạch tốt phân rõ ai làm gì cho từng loại tình huống ngay từ trước ngày đi.
Phần lớn sự cố trong một khoá vài tuần là chuyện nhỏ: sốt, ngã trầy chân, mất ví, cãi nhau với bạn cùng phòng. Ít hơn là những chuyện cần nhiều bên cùng làm: mất hộ chiếu sát ngày về, nhập viện, bị đưa về vì kỷ luật. Bài này đi qua tám tình huống hay gặp, mỗi tình huống nêu việc tại chỗ, việc của gia đình, và thứ cần chuẩn bị từ trước để việc xử lý nhanh hơn.
Nguyên tắc chung trước khi vào từng tình huống
Ba nguyên tắc giúp mọi tình huống bớt rối. Thứ nhất, an toàn của con trước, giấy tờ và tiền bạc sau. Khi con ốm hoặc bị thương, việc đầu tiên là đưa con đến nơi chăm sóc, mọi thủ tục bảo hiểm làm song song hoặc sau. Khi con lạc, việc đầu tiên là con đến chỗ an toàn có người lớn, chuyện ai có lỗi để sau.
Thứ hai, một đầu mối cho mỗi phía. Ở nơi đến, một người chịu trách nhiệm điều phối, thường là người phụ trách của trường hoặc trưởng đoàn. Ở Việt Nam, một người trong gia đình làm đầu mối nhận và truyền tin, tránh tình trạng bố, mẹ, ông bà cùng gọi cho trường và mỗi người nghe một phiên bản khác nhau.
Thứ ba, ghi lại. Ngày giờ, ai nói gì, giấy tờ nào đã nhận, tiền đã trả cho ai. Sau một sự cố, những ghi chép này giúp làm hồ sơ bảo hiểm, giải quyết tranh chấp với đơn vị tổ chức, và hiểu điều gì nên làm khác ở chuyến sau.
Trước ngày đi, gia đình nên có trong điện thoại và trên giấy: số trực khẩn 24 giờ của trường, số của trưởng đoàn, số hỗ trợ khẩn cấp và số hợp đồng bảo hiểm, bản chụp hộ chiếu và thị thực của con, địa chỉ nơi con ở, và thông tin cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đến.
Tám tình huống, ai làm gì
Bảng tóm tắt dưới đây là khung chung; trường và đơn vị tổ chức có thể có quy trình chi tiết hơn, nên đối chiếu với tài liệu của họ:
| Tình huống | Việc tại chỗ | Việc của gia đình | Chuẩn bị từ trước |
|---|---|---|---|
| Ốm nhẹ, sốt, cảm | Người phụ trách theo dõi, cho con nghỉ học nếu cần, đưa đi khám khi không đỡ | Hỏi thăm theo lịch, cung cấp tiền sử bệnh nếu được hỏi | Mẫu y tế điền đủ, thuốc thông dụng bác sĩ cho phép mang |
| Ốm nặng, tai nạn, nhập viện | Đưa đi cấp cứu, gọi bảo hiểm, báo gia đình ngay | Gửi hồ sơ bệnh, liên lạc bảo hiểm, cân nhắc người sang chăm | Bảo hiểm có hỗ trợ khẩn và người thân sang thăm, mẫu đồng ý điều trị |
| Mất hộ chiếu | Trình báo cảnh sát địa phương, lấy biên bản, liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam | Gửi bản chụp hộ chiếu, giấy khai sinh, giấy tờ của cha mẹ khi được yêu cầu | Bản chụp hộ chiếu và thị thực lưu sẵn, ảnh thẻ dự phòng |
| Lạc khỏi đoàn khi đi dã ngoại | Con đứng yên ở chỗ an toàn hoặc đến điểm hẹn, nhờ nhân viên mặc đồng phục, người phụ trách đếm lại và tìm | Giữ máy, không gọi dồn làm nghẽn liên lạc | Con thuộc điểm hẹn, có thẻ ghi số người phụ trách |
| Bị bắt nạt hoặc xung đột với bạn | Người phụ trách nói chuyện với các em, đổi phòng hoặc nhóm nếu cần, theo dõi | Nghe con, báo trường bằng văn bản, không tự liên lạc với gia đình em kia | Con biết báo người lớn là đúng, trường có chính sách chống bắt nạt |
| Vi phạm nội quy nghiêm trọng | Trường xử lý theo nội quy, có thể quyết định đưa về sớm | Nghe cả hai phía, sắp xếp chuyến về và người đón | Đọc kỹ điều khoản đưa về sớm và chi phí |
| Chuyến bay về bị huỷ hoặc trễ dài | Trưởng đoàn hoặc trường làm việc với hãng, lo chỗ ở thêm | Theo dõi lịch bay, liên hệ bảo hiểm về quyền lợi trễ chuyến | Hỏi trường ai chịu trách nhiệm con sau ngày kết thúc khoá |
| Bão, động đất, sự kiện bất thường | Trường theo hướng dẫn chính quyền địa phương, giữ các em ở nơi an toàn | Theo dõi tin chính thức, chờ tin trường, không đi lại nếu không cần | Hỏi trường kế hoạch thiên tai, nhất là khi đi mùa bão |
Ô cuối mỗi dòng là phần gia đình làm được từ nhà. Tám ô đó, chuẩn bị trong vài buổi tối, giảm đáng kể thời gian rối loạn khi chuyện xảy ra.
Mất hộ chiếu: tình huống hay khiến cả nhà mất ngủ
Mất hộ chiếu là sự cố khiến nhiều gia đình hoảng nhất vì nó đụng đến chuyện về nhà. Trình tự thường gặp là: báo cho người phụ trách, cùng người lớn đến đồn cảnh sát địa phương trình báo và xin biên bản mất giấy tờ, rồi liên hệ Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Việt Nam ở nước đó để được hướng dẫn cấp giấy tờ thay thế đủ để về nước.
Với trẻ chưa thành niên, cơ quan đại diện có thể yêu cầu thêm giấy tờ chứng minh quan hệ với cha mẹ và sự đồng ý của cha mẹ. Đây là lúc bản chụp hộ chiếu, bản chụp giấy khai sinh và giấy tờ tuỳ thân của cha mẹ lưu sẵn phát huy tác dụng. Thời gian xử lý tuỳ từng nơi và từng thời điểm, nên báo ngay khi phát hiện, không chờ đến gần ngày bay.
Thị thực của nước đến, nếu có, thường nằm trong hộ chiếu cũ và mất theo. Với khoá ngắn mà con chỉ cần rời nước đó để về Việt Nam, vấn đề chính là giấy tờ để lên máy bay và xuất cảnh khỏi nước đó; hỏi cơ quan đại diện và hãng bay về yêu cầu cụ thể. Ngoài ra, Cục Lãnh sự thuộc Bộ Ngoại giao có tổng đài bảo hộ công dân, là một kênh để gia đình ở Việt Nam hỏi khi chưa liên lạc được cơ quan đại diện.
Phòng ngừa đơn giản hơn nhiều so với xử lý: nhiều trường và đoàn giữ hộ chiếu tập trung trong két, con chỉ mang bản chụp khi ra ngoài. Nếu con tự giữ, dặn con để hộ chiếu ở một chỗ cố định, không mang theo khi đi chơi nếu luật nước đó không bắt buộc.
Khi con nhập viện: những gì gia đình ở xa làm được
Nắm thông tin từ đúng người. Xin số trực tiếp của người đang ở bệnh viện cùng con, và nếu được, nói chuyện với bác sĩ điều trị qua người phiên dịch hoặc bằng tiếng Anh. Tin qua nhiều người trung gian dễ bị thêm bớt.
Gửi hồ sơ bệnh ngay. Thư tóm tắt của bác sĩ ở Việt Nam, danh sách thuốc, dị ứng. Nếu bác sĩ ở nước ngoài cần trao đổi chuyên môn, nhờ bác sĩ điều trị của con ở Việt Nam liên lạc trực tiếp.
Mở hồ sơ với bảo hiểm. Gọi số hỗ trợ khẩn cấp, báo số hợp đồng, xin xác nhận bảo lãnh thanh toán nếu hợp đồng có. Ghi lại mã hồ sơ và tên người tiếp nhận.
Quyết định có sang hay không. Dựa vào ý kiến bác sĩ về mức độ nặng và thời gian điều trị, không dựa vào cảm giác lo. Nếu sang, kiểm tra thị thực của người sang và quyền lợi người thân sang thăm trong bảo hiểm.
Giữ liên lạc với con. Một cuộc gọi ngắn để con nghe giọng cha mẹ thường giúp con bình tĩnh hơn mọi lời giải thích. Nói với con điều gì đang được làm, ai đang lo cho con.
Bị đưa về sớm vì kỷ luật: chuyện ít ai muốn nghĩ đến
Phần lớn nội quy của trại và trường nhận học sinh dưới 18 tuổi có điều khoản đưa về sớm cho những vi phạm nghiêm trọng: dùng rượu bia hoặc chất cấm, rời nơi ở ban đêm không xin phép, gây hại cho người khác, trộm cắp. Chi phí đổi vé và người đưa ra sân bay thường do gia đình chịu, và học phí phần còn lại thường không hoàn.
Khi nhận cuộc gọi báo con vi phạm, phản xạ của nhiều cha mẹ là bênh con hoặc mắng con ngay qua điện thoại. Cả hai đều không giúp. Nên nghe trường trình bày, hỏi trường đã nghe con nói chưa, rồi nói chuyện riêng với con. Nếu thấy quy trình không công bằng, như con không được giải thích hoặc hình phạt không đúng nội quy đã ký, phản ánh bằng văn bản với trường và đơn vị tổ chức.
Nếu trường quyết định đưa về, việc cần làm là đảm bảo con được đưa về an toàn: có người lớn đưa ra sân bay, đăng ký dịch vụ trẻ đi một mình nếu con nhỏ tuổi, có người đón ở Việt Nam. Chuyện bàn về lỗi lầm của con nên để khi con đã về nhà và đã bình tĩnh, chứ không phải lúc con đang một mình ở sân bay xứ lạ.
Cách phòng ngừa tốt nhất là nói chuyện với con trước khi đi về những điều khoản này, bằng giọng thẳng thắn chứ không dọa nạt. Thiếu niên hiểu rõ hậu quả cụ thể thường cân nhắc kỹ hơn khi bị bạn bè rủ rê.
Sau sự cố: khép lại cho đúng
Khi sự cố đã qua, vài việc giúp gia đình không phải trả giá thêm và giúp chuyến sau tốt hơn:
- Thu đủ giấy tờ: hoá đơn, biên lai, giấy ra viện, biên bản cảnh sát, xác nhận của trường.
- Nộp hồ sơ bảo hiểm đúng hạn, giữ bản sao mọi thứ đã nộp.
- Nói chuyện với con khi con đã về và đã nghỉ ngơi: con thấy chuyện gì đã được xử lý tốt, chuyện gì con mong khác đi.
- Gửi nhận xét cho trường và đơn vị tổ chức, kể cả những điều họ đã làm tốt.
- Nếu sự cố để lại ảnh hưởng tâm lý như con sợ đi xa, mất ngủ, lo lắng kéo dài, cân nhắc gặp chuyên gia tâm lý.
Một sự cố được xử lý tốt có thể trở thành câu chuyện con kể lại với sự tự hào: con đã ốm ở nơi xa và đã vượt qua. Điều đó phụ thuộc nhiều vào cách người lớn quanh con phản ứng.
Câu hỏi thường gặp
Gia đình có nên bay sang ngay khi con báo bị ốm không?
Thường là không, trừ khi bác sĩ cho biết tình trạng nặng hoặc con phải nằm viện dài ngày. Phần lớn các ca ốm trong khoá ngắn khỏi sau vài ngày với chăm sóc tại chỗ. Bay sang vội tốn kém, có thể vướng thị thực, và đôi khi đến nơi thì con đã khoẻ. Hãy quyết định dựa trên thông tin từ bác sĩ.
Con không muốn trường báo chuyện của mình cho bố mẹ thì trường có được giữ kín không?
Với học sinh dưới 18 tuổi, các chuyện liên quan đến an toàn và sức khoẻ thường phải báo cha mẹ theo chính sách của trường. Một số chuyện riêng tư nhỏ, trường có thể tôn trọng mong muốn của con. Phụ huynh nên hỏi trường từ đầu về ranh giới này để không bất ngờ.
Cơ quan đại diện Việt Nam giúp được những gì?
Cơ quan đại diện có thể hướng dẫn và cấp giấy tờ thay thế khi mất hộ chiếu, hỗ trợ liên lạc với gia đình, cung cấp thông tin về luật sư, bệnh viện, và hỗ trợ bảo hộ công dân trong các tình huống nghiêm trọng. Cơ quan đại diện không thay được bảo hiểm và không trả viện phí thay gia đình.
Nếu trường xử lý sự cố chậm hoặc sai, gia đình khiếu nại ở đâu?
Trước hết khiếu nại bằng văn bản với trường và đơn vị tổ chức ở Việt Nam. Nếu trường thuộc một hệ thống kiểm định, hệ thống đó thường có quy trình nhận khiếu nại về các tiêu chí đã kiểm định. Lưu giữ ghi chép về ngày giờ và nội dung trao đổi để khiếu nại có căn cứ.
Con lạc đoàn trong thành phố lạ thì nên làm gì ngay?
Dặn con đứng yên ở chỗ đông người và an toàn, hoặc đến điểm hẹn đã thống nhất, gọi người phụ trách nếu có điện thoại. Nếu không, tìm nhân viên mặc đồng phục như bảo vệ, nhân viên cửa hàng, cảnh sát và đưa thẻ có số người phụ trách. Không đi theo người lạ đề nghị đưa về.
Sự cố xảy ra sau khi khoá học kết thúc nhưng con chưa bay về thì ai chịu trách nhiệm?
Đây là khoảng trống hay gặp khi chuyến bay về trễ hoặc gia đình đặt vé lệch ngày. Hỏi trường và đơn vị tổ chức từ trước xem trách nhiệm của họ kéo dài đến khi nào, và nếu cần, đặt thêm đêm ở và người kèm. Tránh đặt vé về muộn hơn ngày kết thúc khoá nếu không có sắp xếp rõ.