Trưởng đoàn là người lớn đi cùng nhóm học sinh từ Việt Nam, chịu trách nhiệm cho các em suốt hành trình và là cầu nối giữa gia đình, trường ở nước ngoài và các em. Việc của trưởng đoàn không phải dạy tiếng mà là trông, điểm danh, đưa đi khám khi ốm, xử lý nhớ nhà, làm việc với trường khi có vấn đề, và báo tin về cho phụ huynh. Với trẻ chưa đủ 14 tuổi, trưởng đoàn thường còn là người được cha mẹ uỷ quyền đi cùng khi xuất cảnh.
Chất lượng của một chuyến đi theo đoàn phụ thuộc vào người này nhiều hơn phụ huynh tưởng. Cùng một trường, cùng một khoá, một trưởng đoàn tận tâm và có kinh nghiệm khiến các em yên tâm và học được nhiều; một trưởng đoàn chỉ coi chuyến đi là dịp đi chơi thì những chuyện nhỏ tích lại thành chuyện lớn. Bài này mô tả công việc thật của trưởng đoàn và những câu nên hỏi trước khi gửi con.
Một chuyến đi qua con mắt trưởng đoàn
Đi theo dòng thời gian giúp thấy rõ trưởng đoàn có mặt ở những khoảng nào, và khoảng nào là của trường:
- Trước ngày bay: gặp phụ huynh và học sinh, nhận hồ sơ y tế, kiểm giấy tờ của từng em, lập nhóm liên lạc, giới thiệu nội quy đoàn.
- Ngày bay: tập trung ở sân bay, làm thủ tục cho cả đoàn, giữ giấy tờ nếu đã thoả thuận, điểm danh ở mỗi điểm chuyển tiếp, đi cùng qua cửa nhập cảnh.
- Những ngày đầu: giúp các em nhận phòng, làm quen nơi ở, đi cùng buổi kiểm tra đầu vào, theo sát những em có dấu hiệu nhớ nhà hoặc khó ngủ vì lệch giờ.
- Giữa khoá: có mặt ở nơi ở, theo dõi sức khoẻ và tâm trạng, đi cùng các buổi dã ngoại của đoàn, nói chuyện với giáo viên khi một em học không theo kịp, gửi cập nhật cho phụ huynh.
- Khi có sự cố: đưa em đi khám, làm việc với bảo hiểm, giải quyết xung đột giữa các em, báo phụ huynh theo kịch bản đã thống nhất.
- Ngày về: gom giấy tờ, kiểm hành lý, đưa cả đoàn về đến sân bay ở Việt Nam và bàn giao từng em cho đúng người đón.
Trong giờ học trên lớp, trách nhiệm chính thuộc về trường. Trưởng đoàn không thay được người phụ trách của trường, và trường cũng không thay được trưởng đoàn. Hai bên phải biết rõ ranh giới để không có khoảng thời gian nào mà ai cũng nghĩ người kia đang trông.
Tỉ lệ kèm: con số chỉ có nghĩa khi đi cùng bối cảnh
Câu hỏi "một trưởng đoàn kèm bao nhiêu em" là câu phụ huynh hỏi nhiều nhất, nhưng không có con số chung đúng cho mọi chuyến. Tỉ lệ hợp lý phụ thuộc vào tuổi của các em, việc trường ở nước ngoài đã có đội ngũ giám hộ riêng hay chưa, và việc các em ở tập trung một chỗ hay tản ra nhiều homestay.
Một ví dụ giả định để thấy sự khác biệt: đoàn mười hai em mười bốn tuổi ở chung ký túc xá của một trại có người phụ trách trực đêm, một trưởng đoàn có thể làm tốt phần việc của mình vì trại đã gánh phần trông ban đêm. Cùng mười hai em nhưng ở mười hai homestay khác nhau ở các khu phố khác nhau, một người không thể có mặt kịp khi một em gặp chuyện lúc tối. Đoàn có trẻ chín, mười tuổi thì cần nhiều người lớn hơn hẳn, vì các em cần giúp cả việc sinh hoạt cơ bản.
Điều nên hỏi vì thế không chỉ là con số, mà là: có bao nhiêu người lớn của đoàn, bao nhiêu người lớn của trường, ai trực ban đêm, và nếu trưởng đoàn phải đưa một em vào viện cả đêm thì những em còn lại do ai trông. Một đơn vị có kinh nghiệm sẽ có câu trả lời cho tình huống cuối cùng này, vì nó xảy ra thường hơn người ta nghĩ.
Trưởng đoàn và người phụ trách của trường khác nhau thế nào
Hai vai này hay bị nhầm. Bảng sau giúp phụ huynh biết hỏi ai về chuyện gì:
| Khía cạnh | Trưởng đoàn từ Việt Nam | Người phụ trách của trường |
|---|---|---|
| Do ai cử | Đơn vị tổ chức đoàn ở Việt Nam | Trường hoặc trại ở nước ngoài |
| Ngôn ngữ với các em | Tiếng Việt, hữu ích khi các em cần nói chuyện riêng | Tiếng Anh hoặc tiếng địa phương |
| Hiểu biết về nơi đến | Tuỳ người, có người đã đi nhiều lần, có người lần đầu | Biết rõ khu vực, bệnh viện, luật địa phương |
| Quyền với nội quy trường | Không đặt nội quy, chỉ phối hợp | Đặt và thực thi nội quy, quyết định kỷ luật |
| Liên lạc với phụ huynh | Thường là kênh chính, nhanh, bằng tiếng Việt | Qua email hoặc qua trưởng đoàn |
| Có mặt khi nào | Suốt chuyến, kể cả bay đi về | Trong thời gian các em ở trường |
Khi có chuyện cần quyết định nhanh, như đưa em đi bệnh viện hay xử lý vi phạm nội quy, hai bên phải cùng biết và cùng hành động. Hỏi đơn vị tổ chức xem họ đã làm việc với trường này mấy lần và hai bên phân việc bằng văn bản chưa.
Phẩm chất cần có ở một trưởng đoàn
Đã từng trông trẻ ở tuổi tương tự. Kèm mười em chín tuổi khác hẳn kèm mười em mười sáu tuổi. Người từng là giáo viên, cán bộ đoàn đội, nhân viên trại hè thường có phản xạ tốt hơn người chỉ giỏi ngoại ngữ.
Ngoại ngữ đủ để làm việc với bệnh viện và cảnh sát. Không cần nói hay, nhưng phải đủ để mô tả triệu chứng, đọc giấy cam kết điều trị, trình báo mất đồ. Trưởng đoàn chỉ nói được tiếng Việt sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào nhân viên trường.
Biết sơ cứu cơ bản. Một lớp sơ cấp cứu có chứng nhận là tín hiệu tốt. Hỏi đơn vị tổ chức xem trưởng đoàn đã học chưa và học ở đâu.
Giữ được bình tĩnh và ranh giới. Trưởng đoàn thân thiện nhưng không làm bạn bè với học sinh, không cho em này đặc quyền hơn em khác, không giữ bí mật với phụ huynh về chuyện an toàn.
Biết khi nào phải gọi về cho gia đình. Trưởng đoàn tốt không báo mọi chuyện vặt khiến phụ huynh hoảng, nhưng cũng không giấu chuyện đáng báo vì sợ bị trách. Hỏi trước xem người đó coi những chuyện gì là phải gọi ngay, và câu trả lời có khớp với điều gia đình mong đợi không.
Không kiêm quá nhiều việc. Có đơn vị cử nhân viên kinh doanh đi kèm đoàn để tranh thủ làm việc với đối tác. Người đó vừa phải trông các em vừa phải họp hành thì khó dành đủ sự chú ý cho các em.
Câu hỏi về trưởng đoàn nên đặt cho đơn vị tổ chức
Phụ huynh có quyền biết người sẽ trông con mình là ai. Những câu nên hỏi:
- Trưởng đoàn năm nay là ai, đã dẫn bao nhiêu đoàn, đã đến trường này chưa?
- Có được gặp trưởng đoàn trước ngày đi không, trong buổi họp phụ huynh chẳng hạn?
- Trưởng đoàn có được kiểm tra lý lịch, có cam kết về hành vi với trẻ em không?
- Nếu trưởng đoàn ốm hoặc phải về giữa chừng, ai thay?
- Trưởng đoàn ở cùng nơi với các em hay ở khách sạn riêng?
- Trưởng đoàn gửi cập nhật cho phụ huynh theo lịch nào, qua kênh nào?
- Khi con cần nói chuyện riêng với bố mẹ, trưởng đoàn hỗ trợ ra sao?
Một đơn vị ngại trả lời những câu này, hoặc trả lời "đến gần ngày mới biết ai đi", là đơn vị chưa coi việc chọn trưởng đoàn là việc quan trọng. Với trẻ nhỏ tuổi, đó là lý do đủ để cân nhắc lại.
Nội quy đoàn: thống nhất ba bên trước ngày bay
Ngoài nội quy của trường, mỗi đoàn thường có nội quy riêng do đơn vị tổ chức đặt: giờ dùng điện thoại, việc đi riêng ra ngoài, chuyện mua sắm, chuyện ăn quà vặt, cách xin phép khi muốn gặp người quen ở nước đó. Nội quy này chỉ có tác dụng khi cả ba bên là đơn vị, phụ huynh và học sinh cùng biết và cùng đồng ý từ trước.
Buổi họp phụ huynh trước chuyến đi là lúc tốt nhất để làm việc đó. Một buổi họp có ích thường có mặt trưởng đoàn, đi qua từng điều của nội quy, giải thích lý do, và để phụ huynh hỏi tình huống cụ thể của con mình. Sau buổi họp, phụ huynh và học sinh ký vào bản nội quy; việc ký không mang tính pháp lý nặng nề nhưng khiến các em hiểu rằng đây là cam kết, không phải lời dặn cho vui.
Ba điều nên được ghi rõ nhất là: hành vi nào khiến một em có thể bị đưa về sớm, ai quyết định việc đó, và chi phí đưa về do ai chịu. Rượu bia, chất cấm, rời nơi ở ban đêm không xin phép, gây hại cho bạn khác là những lý do thường gặp. Khi điều này rõ từ đầu, trưởng đoàn có căn cứ để xử lý công bằng, còn phụ huynh không bất ngờ khi nhận cuộc gọi khó nghe.
Phụ huynh cũng nên nói với trưởng đoàn những gì riêng về con: con hay mất ngủ, con dễ xúc động khi bị phê bình trước đám đông, con từng có chuyện với bạn bè. Thông tin này giúp người kèm phản ứng đúng cách ngay từ những ngày đầu, thay vì phải tự đoán.
Khi phụ huynh không hài lòng với trưởng đoàn giữa chuyến
Thỉnh thoảng phụ huynh nhận được tin con kể rằng trưởng đoàn hay vắng mặt, quát mắng, hoặc không đưa em đi khám khi em ốm. Phản ứng đầu tiên thường là gọi thẳng cho trưởng đoàn để trách. Cách làm đó dễ khiến mọi chuyện căng thẳng hơn mà không giải quyết được gì.
Trình tự hợp lý hơn là: nghe con kể đầy đủ và ghi lại cụ thể ngày giờ, chuyện gì xảy ra; hỏi vài em khác hoặc phụ huynh khác trong nhóm xem có cùng trải nghiệm không; rồi báo cho đơn vị tổ chức ở Việt Nam bằng văn bản. Đơn vị là bên ký hợp đồng với gia đình, có trách nhiệm điều chỉnh người của mình. Nếu chuyện liên quan đến an toàn, như một em bị bỏ lại một mình khi ốm, đồng thời báo người phụ trách của trường ở nước ngoài để họ can thiệp ngay tại chỗ.
Nếu chuyện là hành vi không phù hợp với trẻ em, như lời lẽ xúc phạm, đụng chạm, yêu cầu giữ bí mật, thì không chờ hết chuyến. Báo ngay cho trường để trường tách người đó khỏi các em theo chính sách bảo vệ trẻ, và báo cho đơn vị tổ chức. Trường ở các nước có hệ thống kiểm định thường có quy trình riêng cho tình huống này.
Câu hỏi thường gặp
Trưởng đoàn có cần là giáo viên không?
Không bắt buộc. Kinh nghiệm trông trẻ, ngoại ngữ đủ dùng, kỹ năng sơ cứu và sự chín chắn quan trọng hơn chức danh. Tuy vậy người từng làm giáo viên thường quen với việc quản một nhóm học sinh và nhận ra sớm khi một em có vấn đề, nên đây vẫn là một điểm cộng đáng hỏi.
Phụ huynh có thể đi cùng đoàn làm người kèm không?
Một số đơn vị nhận phụ huynh tình nguyện đi kèm, có đơn vị không vì lo các em có bố mẹ đi cùng sẽ ít tự lập, và phụ huynh dễ ưu tiên con mình. Nếu đi, phụ huynh nên thống nhất rõ vai trò và tuân thủ nội quy như trưởng đoàn, không can thiệp riêng vào việc của con.
Đoàn chỉ có năm em thì có cần trưởng đoàn không?
Số em ít không làm giảm nhu cầu có người lớn chịu trách nhiệm suốt hành trình, nhất là khi có trẻ dưới 14 tuổi phải có người đi cùng khi xuất cảnh. Với đoàn nhỏ, một trưởng đoàn có thể đủ, nhưng vẫn cần biết ai thay khi người đó phải đưa một em đi viện.
Trưởng đoàn có được phạt học sinh không?
Trưởng đoàn có thể nhắc nhở và áp dụng nội quy của đoàn mà phụ huynh đã đồng ý, như giữ điện thoại sau giờ ngủ. Kỷ luật theo nội quy trường do trường quyết định. Mọi hình thức phạt thể chất hoặc làm nhục đều không chấp nhận được, và phụ huynh nên nói rõ điều này với đơn vị từ đầu.
Trưởng đoàn có giữ tiền tiêu vặt cho con không?
Nhiều đoàn giữ hộ tiền mặt và phát theo tuần, nhất là với trẻ nhỏ. Cách này giảm mất cắp và giúp các em không tiêu hết trong mấy ngày đầu. Nên thống nhất số tiền, cách ghi sổ, và việc con có được giữ thẻ ngân hàng riêng không trước khi đi.
Nếu con không hợp với trưởng đoàn thì có đổi được không?
Giữa chuyến hiếm khi đổi được người vì đoàn chỉ có một hoặc hai người lớn. Cách thực tế là nói chuyện với con để hiểu nguyên nhân, nhờ người phụ trách của trường làm đầu mối thứ hai cho con, và báo đơn vị tổ chức nếu vấn đề là cách hành xử của trưởng đoàn chứ không chỉ là chuyện hợp tính.