Ở phần lớn trường tiếng nước ngoài, phí ghi danh và phí sắp xếp chỗ ở thường không hoàn; học phí và tiền chỗ ở được hoàn theo thang thời gian, huỷ càng sát ngày khai giảng thì được hoàn càng ít; khi visa bị từ chối, trường thường hoàn phần lớn nếu có thư từ chối chính thức; còn khi con đã bắt đầu học rồi bỏ ngang, khả năng hoàn rất thấp. Mỗi trường viết một kiểu, nên con số cụ thể phải đọc trong điều khoản của chính trường đó.
Phụ huynh nên đọc điều khoản hoàn phí trước khi đặt cọc, không phải sau khi có chuyện. Phần dưới chia điều khoản thành từng tình huống, kèm câu hỏi nên gửi trường và đơn vị tư vấn để có câu trả lời bằng văn bản.
Các khoản tiền của một khoá học và khả năng hoàn thường gặp
Bảng dưới mô tả cách các trường hay xử lý, không phải quy định chung. Điều khoản của trường cụ thể mới là căn cứ.
| Khoản | Thường được hoàn khi huỷ trước khai giảng? | Ghi chú |
|---|---|---|
| Phí ghi danh | Thường không | Trả cho việc xử lý hồ sơ, gửi giấy tờ |
| Phí sắp xếp chỗ ở | Thường không | Trả cho việc tìm và kiểm tra homestay hoặc giữ phòng |
| Học phí | Có, theo thang thời gian | Huỷ càng sớm hoàn càng nhiều |
| Tiền chỗ ở | Có, theo thang thời gian | Có thể có điều khoản riêng, chặt hơn học phí, vì trường đã cam kết với gia đình homestay hoặc ký túc xá |
| Đưa đón sân bay | Thường có nếu báo kịp | Phụ thuộc thời hạn báo huỷ |
| Phí chuyển phát giấy tờ, phí ngân hàng | Thường không | Phí chuyển khoản quốc tế và chênh lệch tỉ giá thường do người trả gánh |
| Bảo hiểm mua qua trường | Tuỳ điều khoản của công ty bảo hiểm | Đọc riêng hợp đồng bảo hiểm |
Một chi tiết hay bị bỏ qua: nếu phụ huynh đã chuyển tiền bằng ngoại tệ, khoản hoàn về có thể ít hơn số đã chuyển do phí hai đầu và tỉ giá đã đổi. Đây không phải trường "ăn bớt", nhưng nên biết trước để không bất ngờ, và nếu có thể, hỏi trường hoàn bằng loại tiền nào.
Huỷ trước khai giảng: đọc thang thời gian
Điều khoản huỷ thường được viết thành các mốc tính ngược từ ngày khai giảng. Ví dụ giả định để minh hoạ cách đọc, không phải của trường nào: huỷ trước tám tuần thì hoàn toàn bộ trừ phí ghi danh; từ tám đến bốn tuần thì giữ lại một phần học phí; dưới bốn tuần thì giữ lại phần lớn hơn hoặc toàn bộ tuần đầu học phí và chỗ ở; không báo mà không đến thì không hoàn. Mỗi trường đặt mốc và tỉ lệ khác nhau, có trường nhẹ tay hơn với khoá thiếu niên vì biết lịch gia đình hay thay đổi, có trường chặt hơn trong mùa hè cao điểm vì chỗ đã được giữ cho con thì không bán lại được.
Điều cần làm là tự viết ra các mốc này trên lịch của gia đình: ngày khai giảng, ngày cuối cùng còn được hoàn nhiều, ngày sau đó gần như mất hết. Đặt ngày nộp hồ sơ visa và ngày dự kiến có kết quả lên cùng lịch. Nếu ngày có kết quả visa rơi sau mốc hoàn nhiều, cần hỏi trường điều khoản riêng cho trường hợp visa bị từ chối có áp dụng không, hay phải chịu thang huỷ thông thường. Cũng nên hỏi "báo huỷ" được tính từ lúc nào: ngày gửi thư điện tử, ngày trường xác nhận, hay ngày đơn vị tư vấn chuyển tiếp.
Khi visa bị từ chối: điều kiện thường gặp để được hoàn
Phần lớn trường ở nước cần visa có điều khoản riêng cho tình huống này, nhưng kèm điều kiện. Các bước thường là:
- Báo cho trường ngay khi nhận kết quả, trước ngày khai giảng. Báo sau ngày khai giảng có thể bị tính như huỷ muộn.
- Gửi bản sao thư từ chối chính thức của cơ quan cấp visa. Lời kể hay ảnh chụp tin nhắn thường không đủ.
- Chấp nhận khoản trừ: phí ghi danh, phí sắp xếp chỗ ở và một khoản phí hành chính cho việc hoàn thường bị giữ lại.
- Kiểm tra các điều khoản loại trừ: nhiều trường không hoàn nếu hồ sơ visa bị từ chối do khai sai, giấy tờ giả, hoặc nộp quá muộn so với hướng dẫn.
- Nếu đã dùng thư xác nhận của trường để xin visa rồi lại không đi, trường có thể phải báo cho cơ quan nhập cư, và điều khoản thường yêu cầu trả lại giấy tờ gốc nếu có.
- Hỏi thời gian hoàn tiền và kênh hoàn: về tài khoản đã chuyển, hay qua đơn vị tư vấn.
Nếu xin lại visa và được cấp, nhiều trường cho chuyển tiền đã đóng sang khoá sau thay vì hoàn. Đây thường là lựa chọn ít mất tiền nhất, nhưng cần biết thời hạn dùng khoản chuyển đó.
Con đã bắt đầu học rồi về sớm: các tình huống khác nhau
Về sớm vì nhớ nhà hoặc không thích. Đa số điều khoản không hoàn học phí cho phần còn lại khi học viên tự ý bỏ học. Một số trường cho chuyển phần chưa học sang lần sau. Đây là lý do nên chuẩn bị tâm lý cho con kỹ trước khi đi, và với lần đầu đi xa, cân nhắc khoá ngắn hơn.
Về sớm vì ốm, tai nạn hoặc việc gia đình nghiêm trọng. Trường có thể linh động hơn nếu có giấy tờ y tế, nhưng thường không bắt buộc phải hoàn. Đây là chỗ bảo hiểm du lịch có điều khoản gián đoạn chuyến đi phát huy tác dụng. Đọc kỹ bảo hiểm có chi trả học phí đã đóng không, vì không phải gói nào cũng có.
Bị buộc rời khoá vì vi phạm nội quy. Với khoá thiếu niên, nội quy về rượu bia, thuốc lá, về muộn, rời khu vực không xin phép thường rất chặt. Bị cho về vì vi phạm gần như luôn không được hoàn, và gia đình có thể phải trả chi phí đổi vé, người đi kèm. Đọc nội quy cùng con trước khi ký.
Đổi sang khoá ngắn hơn khi đã đến. Có trường cho đổi, có trường không. Phần chênh lệch thường không được hoàn đầy đủ. Hỏi trước nếu gia đình chưa chắc thời gian con ở lại.
Hoãn, chuyển khoá và khi chính trường thay đổi
Hoãn khác huỷ. Nhiều trường cho hoãn sang ngày khai giảng khác, giữ khoản đã đóng dưới dạng tín dụng, đôi khi kèm phí đổi. Câu cần hỏi: hoãn được mấy lần, tín dụng có thời hạn bao lâu, có chuyển cho anh chị em ruột được không, nếu học phí năm sau tăng thì có phải bù không. Với gia đình chưa chắc lịch nghỉ hè của con, một trường cho hoãn linh hoạt có thể đáng giá hơn một trường hoàn nhiều nhưng không cho hoãn.
Chiều ngược lại cũng cần đọc: trường có quyền đổi gì sau khi nhận tiền. Điều khoản hay cho trường quyền đổi cơ sở học, đổi chỗ ở sang loại tương đương, gộp lớp khi thiếu học viên, hoặc huỷ khoá nếu không đủ người. Hỏi khi đó gia đình có quyền huỷ không mất phí không. Một số nước có cơ chế bảo vệ học phí khi trường đóng cửa; ví dụ ở Úc, Luật Dịch vụ giáo dục cho du học sinh (ESOS Act) cùng Dịch vụ bảo vệ học phí (Tuition Protection Service) bảo vệ học viên giữ visa du học học khoá đăng ký CRICOS. Khoá ngắn đi bằng visa du lịch thường nằm ngoài cơ chế này, nên cần hỏi riêng.
Đóng tiền qua đơn vị tư vấn: ai giữ tiền, ai hoàn tiền
Nhiều gia đình Việt Nam không đóng tiền trực tiếp cho trường mà qua một đơn vị tư vấn. Khi đó có hai lớp điều khoản: điều khoản của trường và hợp đồng dịch vụ giữa gia đình với đơn vị tư vấn. Hai lớp này có thể không khớp. Trường hoàn cho đơn vị tư vấn theo điều khoản của trường; đơn vị tư vấn hoàn cho gia đình theo hợp đồng của họ, có thể trừ thêm phí dịch vụ. Phụ huynh nên xin bản điều khoản gốc của trường và đọc cạnh hợp đồng với đơn vị tư vấn, xem chỗ nào lệch.
Câu nên hỏi đơn vị tư vấn: tiền gia đình đóng được chuyển cho trường khi nào, hoá đơn hoặc xác nhận thanh toán của trường có gửi cho gia đình không, phí dịch vụ của đơn vị có hoàn không nếu visa bị từ chối, và tỉ giá quy đổi tính theo ngày nào. Hợp đồng dịch vụ với người tiêu dùng ở Việt Nam chịu điều chỉnh của pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; khi có tranh chấp lớn, nên đọc văn bản hiện hành hoặc hỏi người có chuyên môn pháp lý thay vì chỉ dựa vào lời hứa miệng. Một nguyên tắc đơn giản: mọi lời hứa về hoàn tiền mà đơn vị tư vấn nói qua điện thoại nên được nhờ ghi lại thành một dòng trong hợp đồng hoặc trong thư xác nhận. Đơn vị nghiêm túc thường không ngại làm việc đó.
Danh sách câu hỏi về hoàn phí gửi trước khi đặt cọc
Gom lại thành một thư, đánh số, giữ câu trả lời:
- Những khoản nào không hoàn trong mọi trường hợp?
- Thang hoàn khi huỷ trước khai giảng gồm những mốc nào, tính từ ngày nào?
- Điều kiện hoàn khi visa bị từ chối, cần giấy gì, trừ những khoản nào?
- Con đã học mà phải về sớm vì ốm hoặc việc gia đình thì trường xử lý ra sao?
- Hoãn sang khoá khác được không, tín dụng có thời hạn bao lâu?
- Nếu trường đổi cơ sở, đổi chỗ ở hoặc huỷ khoá, gia đình có quyền huỷ không mất phí không?
- Tiền hoàn được chuyển về đâu, trong bao lâu, ai chịu phí ngân hàng?
Trường trả lời đủ bảy câu bằng văn bản là trường có quy trình rõ. Ghi câu trả lời vào cùng tệp với điều khoản gốc và hợp đồng của đơn vị tư vấn, để khi cần không phải tìm lại trong hàng chục tin nhắn.
Khi so hai ba trường, đặt các câu trả lời này cạnh nhau theo từng tình huống thay vì đọc từng trường riêng lẻ. Cách đặt cạnh nhau làm lộ ra khác biệt thật: trường này giữ lại phí ghi danh nhưng hoàn gần hết học phí khi visa bị từ chối, trường kia hoàn ít hơn nhưng cho hoãn sang năm sau không mất phí. Gia đình đã chốt lịch thì thấy điều khoản huỷ ít quan trọng hơn; gia đình còn chờ kết quả visa hay lịch thi của con thì nên coi điều khoản hoàn và hoãn là một tiêu chí nặng ký.
Câu hỏi thường gặp
Bảo hiểm du lịch có trả lại học phí khi con không đi được không?
Chỉ khi gói bảo hiểm có điều khoản huỷ chuyến hoặc gián đoạn chuyến đi và lý do không đi nằm trong danh sách được chi trả, thường là ốm nặng, tai nạn, việc gia đình nghiêm trọng. Visa bị từ chối hay đổi ý thường không được chi trả. Đọc kỹ danh sách loại trừ trước khi mua.
Nếu trường không trả lời yêu cầu hoàn phí thì làm gì?
Gửi lại yêu cầu bằng thư điện tử, nêu rõ điều khoản áp dụng và số tiền, giữ mọi bằng chứng. Nếu trường được kiểm định, sau khi đi hết quy trình khiếu nại của trường có thể liên hệ tổ chức kiểm định. Nếu đóng qua đơn vị tư vấn, yêu cầu đơn vị đó làm việc với trường theo hợp đồng dịch vụ.
Phí ghi danh không hoàn có hợp lý không?
Phí ghi danh trả cho phần việc trường đã làm như xử lý hồ sơ, gửi thư xác nhận, giữ chỗ, nên thông lệ là không hoàn. Điều phụ huynh nên kiểm là phí đó được ghi rõ từ đầu và không bị cộng thêm nhiều khoản hành chính khác chỉ khi có huỷ.
Con học khoá hai tuần nhưng muốn ở thêm thì có được không?
Thường được, nếu còn chỗ trong lớp và chỗ ở, và visa cho phép thời gian lưu trú dài hơn. Hỏi trường giá gia hạn tính theo tuần thế nào. Việc gia hạn ở mùa cao điểm có thể khó vì lớp và homestay đã kín.
Có nên chọn trường cho hoàn nhiều nhất không?
Chính sách hoàn phí là một tiêu chí, không phải tiêu chí chính. Một trường hoàn rộng tay nhưng sĩ số đông, giờ học ít vẫn không phải lựa chọn tốt. Dùng chính sách hoàn phí để loại những trường có điều khoản quá bất lợi, rồi chọn theo chất lượng dạy và chăm sóc học viên.